Chargé des achats et des marchés
Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 s’attache à porter une vision forte et exigeante de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.
Avec une offre de formation variée, s’adressant à tous les publics, l’université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.
L'Université Lumière Lyon 2 recrute un ou une gestionnaire planning et appui à la scolarité au sein de l'Institut de Psychologie.
Missions
Le ou la gestionnaire administratif assure, sous l’autorité du RAF adjoint, la liaison entre les responsables pédagogiques, les enseignants et les pôles de scolarité, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la scolarité. Il ou elle assure des missions de planification pour la gestion des emplois du temps et des examens, et, apporte un soutien aux équipes de scolarité pour toute la gestion des dossiers transverses et l’utilisation des outils de gestion informatique propres au domaine de la scolarité.
Gérer les emplois du temps, les plannings, les examens et les salles
- préparer les campagnes de planification des enseignements pour toutes les formations de Licence et Masters et assurer la gestion des salles
- S’assurer de la compatibilité avec les cours et les salles
- Gérer les demandes et affectations de salles en lien avec le service planning
- Réserver les salles dans ADE et s’assurer de la qualité des données saisies
- travailler avec le pôle ETIP pour les 1ères et 2èmes années de Licence
- Recueillir le nom des intervenants, gérer les droits d’accès et les groupes MOODLE
- Gérer les demandes de salles pour les évènements de l’Institut
- Assurer le rôle de référent ADE pour les scolarités
- Participer à l’organisation et la gestion du planning des examens et des soutenances de mémoire
- Assurer l’organisation des surveillances d’examen en lien avec les enseignants et la gestionnaire Ressources Humaines pour le recrutement des vacataires, l’élaboration du planning et l’envoi des convocations
Gérer les dossiers transverses
- Contribuer à la conception d’outils de gestion administrative, de processus et de documents permettant d’améliorer le fonctionnement de la scolarité, assurer le suivi auprès des gestionnaires
- Assister sa hiérarchie et les responsables de scolarité dans la mise en œuvre des procédures en lien avec le calendrier de gestion de scolarité (modalités de contrôle des connaissances, composition des commissions pédagogiques, composition des jurys, modifications de maquettes, etc.), compiler les documents en vue de répondre aux demandes de la Direction de la formation
- Gérer les recours
- Assurer le rôle de référent Archives pour la composante
Poste de catégorie C ouvert aux titulaires et contractuels
SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des universités et de ses composantes
Connaissance de la réforme LMD
Connaissance de la réglementation liée à la scolarité
Connaissance des normes administratives
Maîtrise du calendrier universitaire, connaissance de la gestion administrative
SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Connaissance de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de ses composantes
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des logiciels spécifiques à l’activité (Apogée, ADE, Moodle)
Excellente maitrise des outils de bureautique et d’automatisation des systèmes (pack office, en particulier Word, Excel, VBA, Power Automate)
Maîtrise des outils de gestion et de communication
Maitrise des techniques d’expression orale et écrite
Mettre en œuvre une démarche qualité
Rédiger des procédures
COMPORTEMENTS ATTENDUS
Autonomie, Rigueur, organisation et initiative
Savoir travailler en équipe
Savoir gérer les priorités
Sens du contact et de l’écoute, discrétion et diplomatie
Méthode, réactivité et capacité d’adaptation
Capacité à travailler dans l’urgence
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Contraintes fortes et disponibilité en fonction du calendrier universitaire
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 23 février 2025
Poste à pourvoir dès que possible
Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)
Poste de catégorie C :
• ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
• ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable