Correspondant fonctionnel et technique du logiciel de gestion des salles/planification des emplois du temps

L'Université Lumière Lyon 2 recrute une ou un correspondant fonctionnel et technique du logiciel de gestion des salles/planification des emplois du temps

Le correspondant ADE doit garantir le bon fonctionnement technique et fonctionnel du logiciel ADE en lien avec le service informatique, le pôle APOGEE et les composantes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1/ Coordination fonctionnelle et technique ADE

• Préparer l’import de l’offre de formation depuis Apogée dans ADE, en lien avec le référent DSI, les correspondants Apogée et l’équipe du pôle ETIP (Emploi du temps).

• Lancer les extractions de contrôle BO (définies par le responsable du SAMS) et partager le tableau des anomalies avec les correspondants Apogée.

• Coordonner et suivre la vérification et la correction des anomalies (extraction BO ou autres moyens de détection), en lien avec la responsable du pôle Apogée/ADE, en vue de l’import de l’offre de formation dans ADE.

• Paramétrer et modéliser l’application ADE avant son ouverture (calendrier, granularité, amplitude horaire, règles de gestion des salles et équipements, enseignants, groupes d’étudiants, enseignements, etc.).

• Préparer les règles de gestion avec les différentes parties prenantes (composantes, service planning, gouvernance) et organiser/animer le COPIL ADE avec les VP et directions concernées, en vue de valider les règles annuelles.

• Veiller à l’application des règles de gestion dans les composantes, directions et services.

• Animer le réseau des scolarités et favoriser l’harmonisation des pratiques et procédures.

• Accompagner les directions, services et composantes dans la préparation et la planification des activités sur l’outil.

• Définir, avec les services concernés, les périmètres « métiers » dans l’utilisation d’ADE pour les usagers.

• Assurer l’assistance fonctionnelle des utilisateurs, en lien avec la DSI pour les anomalies nécessitant une expertise technique qui ne dépendent pas de paramétrages d’outil ou d’un problème de méthodologie de l’usage.

• Signaler à ADE Soft (via Ticket ADE) les problèmes techniques ne pouvant pas être résolus localement.

• Préparer le calendrier de saisie ADE, coordonner la saisie effectuée par les composantes dans le respect des délais, et assurer le suivi de la planification.

• Soutenir et appuyer la direction DIMMO.

• Travailler en étroite collaboration avec les pôles du SAMS (Apogée, ETIP).

• Assurer la communication sur l’outil ADE et la mise à jour des pages web, en lien avec le référent web de la direction.

2/ Gestionnaire Apogée

1. Vérifier les données nécessaires à l’import Apogée → ADE via la consultation du domaine Apogée « Structure des enseignements ».

2. Consulter les inscriptions aux groupes étudiants.

3. Contribuer à l’harmonisation Apogée / ADE.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• Collaborer avec l’OFIVE et la DIMMO pour le calcul du taux d’occupation des salles.

• Organiser des groupes de travail (composantes, directions, gouvernance) dans le cadre de l’évolution d’ADE et de son environnement (ex. : Moodle).

• Participer à l’évaluation globale du projet et aux réunions inter-universités.

• Identifier et mettre en place des actions correctives, en lien avec la DSI, selon les problématiques signalées par les usagers ADE, et en assurer le suivi.

• Produire et mettre à jour la documentation support (tutoriels, manuels, guides d’utilisation, fiches procédures, comptes rendus de réunions) et assurer la communication via la liste de diffusion ADE.

• Préparer et suivre les montées de version de l’application en lien avec la DSI (élaboration des jeux de tests, protocole de recette).

• Former les utilisateurs (nouveaux et confirmés), individuellement ou en groupe.

• Animer des ateliers et formations pour les services et composantes de l’université.

• Créer et gérer les comptes ADE PROD et TEST, et tenir à jour les fichiers associés.