Chargé des achats et des marchés
Depuis sa création en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 porte une vision forte et exigeante de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne. Membre fondateur de la Comue Université de Lyon, l’Université Lumière Lyon 2 accueille sur ses deux principaux campus près de 30 000 étudiants de la Licence au Doctorat.
L'Université Lumière Lyon 2 recrute un Gestionnaire de scolarité au niveau doctoral.
Mission : Le gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes administratifs d'inscription et de soutenance d'un portefeuille de doctorants et HDR gérés au sein du Pôle doctoral.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
1- Gestion de l'inscription administrative et pédagogique pour l'école doctorale (ED) EPIC pour les doctorants Lyon 2 :
Accueillir et informer le public concerné
Vérifier les dossiers d'inscription administrative
Gérer et suivre la procédure d'inscription pédagogique sur le logiciel ADIM jusqu'à validation de l'autorisation d'inscription et relancer les non-inscrits
Organiser les soutenances de thèse : contrôler la conformité du jury, élaborer les documents administratifs, organiser les souteances d'un point de vue logistique, diffuser l'avis de soutenance et suivre le dossier
Emettre les diplômes de doctorat
Mettre en place les conventions de co-direction
Préparer et suivre les dossiers de changement de direction ou de mise en place de co-direction de thèse avant et après le passage en Commission Recherche
2- Gestion administrative de l'école doctorale EPIC :
Préparer les auditions des candidats aux CDU et autres allocataires de recherche : préparation des dossiers, convocations...
Préparer la rentrée des ED et des réunions de conseil des ED en partenariat avec le directeur de l'ED concernée (ordre du jour, compte-rendu, organisation matérielle)
Participer aux réunions de l'ED
Assurer le suivi des fiches individuelles de formation
Diffuser les informations au sein de l'ED aux encadrants et doctorants
Organiser les élections de l'ED
Préparer la comission doctorale d'admission en D1 et D4 et plus
Fournir les données, statistiques nécessaires aux directeurs d'ED et centraliser les données pour l'ED EPIC
3- Gestion administrative du pôle scolarité :
Organiser les soutenances d'HDR : contrôler la conformité du dossier avant passage en CRR, contrôler la conformité du jury, réserver les salles de soutenances, élaborer les documents administratifs, inscription des candidats, diffuser l'avis de soutenance et émettre le diplôme
4- Participation aux activités et projets du service
Poste de catégorie C ouvert aux contractuels
SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES
Organisaton et fonctionnement de la recherche dans l'Enseignement Supérieur en France
Organisation et fonctionnement de l'université Lyon 2
Connaissance des règles de scolarité et de la réglementation applicable aux modalités d'inscription et de validation des diplômes de rectorat
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
SAVOIRS SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la Recherche
Connaissance de l'organisation générale de l'université, de son fonctionnement et de ses circuits de décision
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des logiciels de bureautique, d’internet
Maîtrise des logiciels nationaux et locaux : APOGEE, STEP, SIGED, Filemaker
Savoir informer et rendre compte
Organiser son temps de travail et gérer les priorités
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'analyse et de contrôle
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de polyvalence
Savoir prendre des initiatives
COMPORTEMENTS ATTENDUS
Autonomie
Capacité d’adaptation
Capacités relationnelles indispensables
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 15 mai 2025
Poste à pourvoir dès que possible
Poste à temps complet 100% (35h00 par semaine)
Poste de catégorie C :
ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD jusqu'au 18 juillet 2025