Chargé de la coordination administrative et financière
Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 s’attache à porter une vision forte et exigeante de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.
Avec une offre de formation variée, s’adressant à tous les publics, l’université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.
L'Université Lumière Lyon 2 recrute un.e Gestionnaire de la mobilité entrante encadrée Monde
Mission : Sous la responsabilité de la responsable du Bureau des Etudiants Internationaux, le gestionnaire mobilité entrante assure l'accueil des étudiants entrants dans le cadre de partenariats Monde (Suisse et Royaume-Uni inclus) et gérer leur période de mobilité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
1- Gestion de la mobilité encadrée
Préparer l'arrivée des étudiants en échange (vérification des candidatures, envoi des lettres officielles d'acceptation, réponses aux demandes de renseignements et procédures de visa) en collaboration avec l'ensemble des partenaires étrangers
Assurer l'accueil physique des étudiants (préparation et animation de réunions de rentrée et d'orientation)
Assurer le suivi pédagogique des étudiants en échange : réaliser des inscriptions pédagogiques (y compris cours spécifiques), vérifier et envoyer le relevé de notes pendant et après les mobilités
Coordonner l'accueil des étudiants en échange avec les services internes et externes
Organiser et assurer la logistique si nécessaire de sessions d'examens anticipés
Participer à l'optimisation des procédures de travail (logiciel MoveOn)
ACTIVITÉS ASSOCIÉES
1- Gestion du programme des cours spécifiques
Organiser et coordonner le programme spécifique de cours à destination des étudiants internationaux en lien avec les composantes, les enseignants et le service planning
Collecter et préparer la nouvelle offre de cours en lien avec les enseignants et le vice-président Internationalisation
Centralisation du contenu éditorial et suivi de la réalisation du catalogue de cours
Suivi des inscriptions des étudiants, agencement des plannings en fonction des disponibilités des enseignants et des salles de cours
2- Soutien aux activités du service et de la direction
Participer aux autres actions et évènements organisés par le Service (Soirée d'accueil, réunions de rentrée, activités d'intégration, participation à la commission logement) et la Direction (JMI...)
Participer aux actions de communication et de valorisation de l'accueil des étudiants en échange
Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels
SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES
Maîtrise de l'anglais à l'écrit ou à l'oral : niveau B2 au minimum du cadre européen commun de référence pour les langues
Maîtrise d'une autre langue qui serait un plus
Très bonne connaissance des outils de bureautique et des TICE
SAVOIRS SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Connaissance du fonctionnement de l'université et de l'enseignement supérieur
Connaissance des principaux systèmes d'enseignement supérieur étrangers
Connaissance de l'offre de formation de l'Université Lyon 2
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des logiciels courants (Word, Excel)
Connaissance des logiciels MoveOn / LimeSurvey / Teams / Apogée / K'SUP
Sens de l'organisation
Capacité à planifier des évènements
Travail en équipe et travail en binôme quotidien et avec les autres référents
Polyvalence et capacité à travailler en paralèlle sur plusieurs tâches et à prioriser
Animer des réunions
COMPORTEMENTS ATTENDUS
Rigueur, esprit d'initiative, autonomie
Faire preuve d'aisance relationnelle, de patience, de diplomatie et de disponibilité
Respect des règles administratives
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Sens du relationnel et de l'interculturel (public d'origines sociales et culturelles variées)
Sens de l'accueil du public : ouverture, patience, bienveillance, créer un cadre de confiance tout en faisant respecter les procédures
Réactivité et capacité à analyser l'urgence d'une situation
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Pics d'activité en début de chaque semestre (mobilité encadrée) et au premier trimestre (JMI)
Accueil physique avec permanences de trois jours par semaine
Présences ponctuelles sur le campus de Bron Porte des Alpes en fonction des actualités du service
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 03 janvier 2025
Poste à pourvoir dès que possible
Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)
Poste de catégorie B :
ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable