Chargé de la coordination administrative et financière
Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 s’attache à porter une vision forte et exigeante de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.
Avec une offre de formation variée, s’adressant à tous les publics, l’université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.
L'Université Lumière Lyon 2 recrute un gestionnaire de scolarité à 80% (30h par semaine) au sein du Centre International d'Etudes Françaises (CIEF).
MISSIONS
Gestion de la scolarité des DU annuels et DUEF ;
Gestion et suivi des formations courtes non-diplômantes (stage d’été, stage PRUNE…) ;
Gestion des partenaires ;
Gestion des demandes de logement pour les partenaires en lien avec le CROUS.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueillir et informer
Accueillir les étudiants et les enseignants en présentiel et par téléphone ;
Gérer la boîte électronique du CIEF ;
Communiquer et informer les étudiants et les enseignants.
Gérer la scolarité
Vérifier et valider les préinscriptions sur l’application e-Candidat ;
Gérer les candidatures des partenaires ;
Etablir les attestations de préinscription ;
Contrôler les dossiers, rédiger les autorisations d’inscriptions ;
Accompagner les étudiants du CIEF, dans la démarche de leur inscription administrative (information sur les procédures, contrôle des dossiers) ;
Gérer l’hébergement pour les partenaires en lien avec le CROUS ;
Organiser la prérentrée (test de niveau, réunion de rentrée…).
Gérer l’inscription pédagogique des étudiants du CIEF via l’application APOGEE ;
Gérer le suivi de la scolarité des étudiants (assiduité, information des étudiants…).
Les examens et jurys
Préparer les examens : copies, listes d’émargement ;
Communiquer les résultats aux étudiants ;
Remettre les attestations de réussite et les diplômes.
Classer et archiver
Poste de catégorie C ouvert uniquement aux contractuels (CDD)
SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES
Bonne pratique de l’anglais écrit et oral s’agissant d’un public étranger et non francophone ; pratique d’une autre langue souhaitable.
Connaissances des normes administratives.
Connaissance des règles de l’enseignement supérieur français.
SAVOIRS SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Connaissance des règles de gestion de l’université et de ses composantes.
Notions sur les démarches à accomplir par les étudiants étrangers et les institutions à contacter (OFII, préfectures, ambassades, etc.).
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des outils informatiques de bureautique, notamment Excel ou Access, et d’adressage électronique.
Maîtrise des techniques d’expressions écrites et orales.
COMPORTEMENTS ATTENDUS
Capacité à travailler en équipe
Rigueur et réactivité, sens de l’organisation et de l’initiative
Capacité à anticiper et à analyser les problèmes
Sens de la communication
Sens de l’accueil et de l’écoute auprès de publics étrangers non francophones
Sensibilité interculturelle, une expérience à l’étranger serait un plus
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Rythme de travail soutenu toute l’année : 3 rentrées par an ; des formations spécifiques organisés tout au long de l’année.
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 4 janvier 2025
Poste à pourvoir dès janvier 2025
Poste à temps incomplet 80% (30h par semaine)
Poste de catégorie C ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable